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仕事で日報の提出を求められることってありますよね。
Web上、メール、手書き、いろんな提出の形があります。
書く側にとっては毎日毎日書かなくてはいけなくて、あきるし、つまらないものです。
私もそうでした。毎日めんどくさいなぁ~と思っていました。

ところが、日報を受け取って読む側になったとたん目線がかわりました。
私の職場には研修生がきます。
研修生は、勤務が終わった後に研修日報を書くことになっており、私は研修担当として毎日それを読むことになりました。

そうしたら、もう叫ばずにはいられないのです。
「これは日記だろ!!」

日記と日報は違うのです。
でも、年齢も性別も異なる多くの研修生の大半が「日記」を書いて提出してきました。
頭を抱えて、とうとう「日報の書き方」という資料を作って配布しました。

簡単ではありますが、私なりに日記と日報の違いをまとめておきたいと思います。

日記、日誌、日報の違いとは

まず、簡単に「日記」、「日誌」、「日報」の違いを辞書で調べてみました。

日記・・・毎日の出来事や感想などを書いた記録。日誌。

日誌・・・(後日の資料にするため)毎日の出来事・行動を記録したもの。日記。

日報・・・一日ごとに行う報告。毎日の報道。

もうちょっと砕いてまとめてみました。

日記・・・自分におきた出来事と、生の感情を紐づけて書いておくこと

日誌・・・後日自分の振り返りのために、出来事や行動を記録しておくこと。紐づいた感情も後日必要なら記録。

日報・・・誰かに対して行う報告。

視点が違うことがわかります。

日報だけは、「誰か」に対して読んでもらうことを前提で書くことが求められます。

日記のような日報を書くと、自分が損をするかもしれない

日報は同じ現場で働く人だけが読むものではありません。
同じ時間、同じ場所をすごいていない人間も読むことがあります。

私の職場がそうです。
研修生が書いた日報を、現場で一緒に働いて実際に指導する社員も読みますが、研修生の属している会社を担当しているSVやトレーナーという方々も読んでいました。
SVやトレーナーの方々は、実際にお店にくることは少ないので、進捗状況は日報を読む、電話でやりとりすることでしか知ることができません。

そういう時に「日記のような日報」を書くと、現場で一緒に働いている社員であれば推測できても、本部の人には全然伝わらないのです。

例えば・・・

(例)
「今日もできなくてすみません。明日はがんばります!」
「○○ができなかったので、明日は完璧にする」

なんてことが書かれているとします。
読み手はこんな風に思います。

(例)
「今日もできなくてすみません。明日はがんばります!」
→「何ができなかったのかわからないけど、明日もがんばれ!」

「○○ができなかったので、明日は完璧にする」
→「○○の何ができなかったんだ?完璧って目標高くない?本人はどのレベルで思っているのだろう?」

具体的なことが書かれていないと、アドバイスやフィードバックができないのです。
そうすると日報を書いている人も「毎日書いていても意味ないわ」と思ってしまう。
そんな悪循環が生まれるのではないでしょうか。

「日報の書き方」という資料にはこんなことを書いた。

「日報の書き方」という資料を作成して配布をすることにしました。
内容は以下です。

  • 日報≠日記。仕事の報告書であると理解すること
  • 箇条書きを使って簡潔に書くこと
  • 自分の上司や、本部の方が見るものである。自分が書いたものが読んだ人に伝っているか?
  • 「課題」、「取り組んだ方法」、「結果」、「次回の目標」を書くこと
  • 自分の成長の過程は、後日、人を教えることに役立つ。そのために書いていることも意識すること

研修生が書く日報を対象とした資料なのですが、今後お店をオープンさせて上司や会社に報告する時にも役立つと思って作りました。

日報のフォーマットも大切だった(2018/8/21加筆)

この記事を書いてから1年半。たくさんの方にこの記事を読んでいただいています。
今回、一部をリライトしました。

改めて振り返ってみて、当時の研修生さんがなぜ「日記」を書いてしまうのかについて、気づいたことがありました。

それはフォーマットの問題です。
会社が一律に支給しているものなのですが、8行ほどのノート形式になっていました。
しかも「本日の気づいたことを書いてください」とだけ書いてある。
こうなると、文章でずらずら感想を書きたくなる気持ちもわかります。
8行程度だと、振り返りも十分に書けません。

であるならば、フォーマットの改善も必要だったと思います。
質問に答える形にする、なんて形式だったらどうだろう?

例えばこういう内容に答えるだけだったらどうでしょうか?

・今日の課題を書いてください
・課題にどのように取り組んだか、書いてください
・結果はどうでしたか?10点満点で採点し、振り返ってください
・次回はどのように取り組んだらいいと思いますか?

少し書きやすくなるのではないでしょうか。

日記、日誌、日報の違いを教えて、さらに書きやすいフォーマットもアドバイスできると、よりいいですね。

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この記事を書いた人

蒼(あおい)

蒼(あおい)

【灯台ブロガー】
●接客業を11年半やって、2018年5月31日で会社員を卒業しました!
●かつての私のように人生って暗闇だよねって思っている人に、灯台のように、北極星のように、そっと道を照らしてあげられる文章を書いて生きていきたい。

twitter:@yazumi_aoi

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